在合同簽訂和履行的過程中，很多合同原件保存不善，僅保存了合同的傳真件、掃描件，這樣是存在很大的法律風險隱患的。在合同管理中一直強調保全合同原件的重要性，因為原件、傳真件和掃描件的法律效力及證明力存在天壤之別。本文就對合同原件、傳真件和掃描件的法律效力及區別做簡要闡述，僅作參考。
 
一、合同原件的法律效力
合同原件是指經雙方當事人合議一致后簽字或加蓋雙方印章的合同文本，合同原件是合同法規定的“書面形式”中最具有法律證明力的一種，合同原件在證據學上可被認定為直接證據和原始證據，是一種直接來源于爭議事實而且可以單獨、直接證明爭議事實的證據，法院一般都予以直接采信。
 
二、傳真件的法律效力
傳真件也屬于合同書面形式的一種，但是與原件相比較，傳真件性質的不同會影響其法律效力：
由雙方互相傳真并直接就其所載內容進行修改或確認的傳真件可視為原件，但僅以傳輸文本、圖像為目的的傳真件在性質上類似于復印件，屬于效力待定的證據，不能單獨作為認定案件事實的證據。
 
其次，應根據客觀情況判斷傳真件證明力大小。
有時，即使傳真件的性質屬于原件，仍不能單獨作為認定案件事實的證據。
比如，在當事人相互要約、承諾過程中所使用的傳真件，只要一方的承諾尚未成立，該傳真件就不能作為認定合同關系成立的證據；或者，在可以證明合同關系成立的傳真件之后，雙方當事人就約定事宜又簽署了正式合同文本，則該傳真件也不能作為認定合同內容的證據。



最后，在認定傳真件的證據效力前，要先鑒別傳真件的真實性。
傳真件的內容可以通過復印等手段進行變造，因此，傳真件在作為原件時雖具有完全證據效力，但一般仍需要通過其他證據佐證其真實性。
對于確認傳真件的證據效力，首要方法是詢問對方當事人對傳真件的質證意見。若對方當事人不予認可，則進一步詢問傳真件上的傳真標志、傳真號碼等是否屬于該當事人所有。如對方不置可否，可依照《民事訴訟證據規定》第八條第二款來確認傳真件證據效力。
另外，也可查詢電信部門發出傳真方的電話機在特定時間傳真的檔案記錄，與傳真件相對照。該等證據的取得可能需要依法申請法律調取，電信部門的檔案記錄保存時間也需要引起注意。
 
三、掃描件的法律效力
從證據角度來說，掃描件是圖片，作為復印件的形式存在，從技術上可以被篡改，因此單單掃描件的證明效力是很低的，除非對方對掃描件認可，否則需要提供其它相關證據進行佐證，形成證據鏈條，掃描件才能作為定案證據，從而具有較高證明效力。
掃描件相當于復印件，僅憑此去打官司是很難得到法院支持。原件也可能被篡改，但可以被鑒定出來，如原件真實，可以作為認定事實的證據，而掃描件即使鑒定真實，仍不能直接作為證據認定，這就是兩者區別。
 
四、延伸：實務操作中的注意事項
證明力最強的是加蓋公章的合同原件！
但在實務操作過程中存在某些實際困難以致無法獲取原件，只能取得相關傳真件或掃描件，雖然傳真件和掃描件都具有一定的法律效力，但無論是掃描件、傳真件還是原件，只要是合同，就一定要用公章，否則便談不上證明力度。
如果是掃描件最好用彩色掃描，傳真件、掃描件均需保留原件，必要時進行比對，才能真正具備法律效力。
同時為了使傳真件和掃描件的法律效力更高，可以在合同中附加一句“雙方均同意傳真件、掃描件具有同等法律效力”。
另外在合同簽訂和履行過程中，合同雙方可以借助網絡平臺，通過電子郵箱或QQ等傳輸合同、合同履行簽認等電子文本，并保存相關記錄，以備發生糾紛時做證據使用。
 
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