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企業(yè)的合同可以直接反映一個企業(yè)的經(jīng)營狀況，財務狀況以及一些商業(yè)機密信息，因此，一個企業(yè)做好合同的審查和管理就顯得尤為重要。那么，從法律和制度的角度出發(fā)，企業(yè)合同審查與管理流程是什么呢?承業(yè)幫您解答。
一、合同的審查
不管是企業(yè)內部法務人員還是外部律師對企業(yè)合同進行審查，都必須遵循一定的工作流程，以規(guī)范合同審查行為，保證合同審查的準確性和科學性。企業(yè)需要審查的合同草案主要來源有兩個，一是本企業(yè)負責起草的合同草案，二是對方當事人提供的合同草案。合同草案不管來自于哪一方，都需要遵循同樣的審查流程和管理流程。
合同審查的部門根據(jù)合同復雜程度或標的大小，可能會涉及不同的部門。對于標的較小、內容簡單的合同，一般由企業(yè)內部法務部門審查之后即可交給業(yè)務部門簽署，但如果是內容復雜、標的較大，或者是根據(jù)企業(yè)新的業(yè)務擬定的新型合同，一般涉及多個部門，例如業(yè)務承辦部門、審計部門、法務部門、財務部門等，有時還需要外部律師提供法律意見進行確認。
對于一個大型企業(yè)集團而言，由總部的法律服務機構審查所有擬簽訂的合同草案，既不現(xiàn)實，也不高效。因此，對于大型企業(yè)而言，建立分級管理的合同審查機制非常重要。如何判斷哪些合同屬于下屬單位的法務人員自行審查范圍，哪些合同是必須由企業(yè)總部的法務人員審查的范圍，是確定合同審查流程的一個前提。
一般來說，下列合同應該有集團本部法務部門進行審查：
(1)集團公司本部簽署的經(jīng)濟合同或技術合同;
(2)所屬企業(yè)簽訂的利用外資合同;
(3)所屬企業(yè)資產抵押、轉讓、出售、收購、租賃合同;
(4)所屬企業(yè)對外擔保合同;
(5)所屬企業(yè)合并、兼并、聯(lián)營合同;
(6)所屬企業(yè)涉及的土地使用權轉讓合同、投資合同;
(7)所屬企業(yè)擬簽訂的標的超過集團公司規(guī)定的數(shù)額之上的合同;
(8)其他重大或所屬企業(yè)認為有必要由集團公司本部審查的合同。
確定合同審查分級管理制度后，企業(yè)還需要確定合同審查的工作流程。一般來說，企業(yè)內部的業(yè)務部門先根據(jù)格式文本或過去使用過的合同起草并提出一個合同草案，并說明本次合同簽訂欲達到的目的和合同要點所在，然后呈送合同審查部門對合同草案進行審查，合同審查部門一般是法務部門。法務部門對合同草案進行修改完善，并對合同條款進行補充，以保證合同的完整性和合法性，并預防潛在法律風險。如果是數(shù)額較大、涉外合同或新型合同，還要由公司財務部門對合同中涉及的財務條款進行審查，以保證財務條款能夠實際履行，且不違反公司內部的財經(jīng)制度和銀行支付的要求。最后法務部門在根據(jù)業(yè)務部門和財務部門的意見進行最后修改，以確定最終合同文本。
因此，可以將企業(yè)合同審查流程簡化為以下幾個步驟：
1、申請合同審查并提交相關材料
公司業(yè)務部門或擬簽訂合同部門向公司法務部門進行合同送審登記，并填寫合同審查申請表。
合同審查申請表上需要寫明合同標的、合同擬簽訂時間、希望合同審查截止時間、合同承辦人、聯(lián)系方式等信息，并將簽訂本次合同有關的信息資料附隨之后，作為合同審查部門了解合同背景進行審查確認的必要文件。
2、法務部門初步審查
企業(yè)法務部門工作人員對送審合同進行初步審查，進行完善和修訂，并出具合同審查法律意見。
3、相關部門聯(lián)合審查
企業(yè)法務部門完成初步審查后，根據(jù)初審結果判斷是否進入進一步審查程序，如屬于普通合同，企業(yè)法務部門負責人復審并簽署審查意見就可以發(fā)還申請部門。如屬于疑難內容，則需要報請外部律師進行進一步審查確認，并出具法律意見書。如屬于重大合同，則需要報請企業(yè)領導并建議召集業(yè)務部門、法律部門、審計部門、財務部門等相關部門進行集體會審，法律部門根據(jù)會審意見出具法律審查意見。
4、返還送審業(yè)務部門
企業(yè)法務部門審查完畢后，通知送審部門領取合同審查法律意見。
5、變更修改送審程序
對于已經(jīng)審查完畢的企業(yè)合同草案，如果需要變更或修改，還需要按照以上流程重新進行。
6、審核簽署
法律部門結束審核后，應將法律意見書、其他審核機構意見書連同合同草案退還合同承辦人，由合同承辦人報送法定代表人或授權代表審核簽署。
二、企業(yè)合同管理流程
企業(yè)合同管理，是指企業(yè)按照合法、規(guī)范、科學的要求，對企業(yè)合同的擬定、修改、審查、簽訂、履行、合同糾紛處理以及保管、歸檔等內容進行規(guī)范化管理的活動，達到防控企業(yè)法律風險，維護企業(yè)合法權益的目的。根據(jù)《企業(yè)內部控制應用指引16號--合同管理》(財會(2010)11號)及財政部會計司有關解讀，合同管理可以分為合同訂立階段的管理和合同履行階段的管理兩個階段，合同訂立階段包括合同調查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)，合同履行階段包括合同履行、合同補充和變更、合同結算、合同登記等環(huán)節(jié)。因此，合同審查與合同管理的關系，是部分與整體的關系，合同管理包括合同審查，合同審查是合同管理的一個環(huán)節(jié)，合同審查主要體現(xiàn)在合同訂立階段中的審查。以下根據(jù)財政部會計司對《企業(yè)內部控制應用指引16號--合同管理》解讀文件，對合同管理流程介紹如下：
(一)合同調查
合同訂立前，企業(yè)應當進行合同調查，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關情況，確保對方當事人具備履約能力。
合同調查的目的是為了避免以下風險：
1、忽視被調查對象的主體資格審查，準合同對象不具有相應民事權利能力和民事行為能力或不具備特定資質，與不具備代理權或越權代理的主體簽訂合同，從而導致合同無效，或引發(fā)潛在風險;
2、在合同簽訂前錯誤判斷被調查對象的信用狀況，或在合同履行過程中沒有持續(xù)關注對方的資信變化，致使企業(yè)蒙受損失;
3、對被調查對象的履約能力給出不當評價，將不具備履約能力的對象確定為準合同對象，或將具有履約能力的對象排除在準合同對象之外。
合同調查階段方法很多，常見或主要措施如下：
1、審查被調查對象的身份證件、法人登記證書、資質證明、授權委托書等證明原件，必要時，可通過發(fā)證機關查詢證書的真實性和合法性，關注授權代理人的行為是否在其被授權范圍內，在充分收集相關證據(jù)的基礎上評價主體資格是否恰當。
2、獲取調查對象經(jīng)審計的財務報告、以往交易記錄等財務和非財務信息，分析其獲利能力、償債能力和運營能力，評估其財務風險和信用狀況，并在合同履行過程中持續(xù)關注其資信變化.建立和及時更新合同對方的商業(yè)信用檔案。
3、對被調查對象進行現(xiàn)場調查，實地了解和全面評估其生產能力、技術水平、產品類別和質量等生產經(jīng)營情況，分析其合同履約能力。
4、與被調查對象的主要供應商、客戶、開戶銀行、主管稅務機關和工商行政管理部門等進行溝通，了解其生產經(jīng)營、商業(yè)信譽、履約能力等情況。
(二)合同談判
初步確定準合同對象后，企業(yè)內部的合同承辦部門將在授權范圍內與對方進行合同談判，按照自愿、公平原則，磋商合同內容和條款，明確雙方的權利、義務、責任。
在合同談判階段，主要的法律風險存在以下幾個方面：
1、忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當讓步;
2、談判經(jīng)驗不足，缺乏技術、法律和財務知識的支撐，導致企業(yè)利益損失;
3、泄露本企業(yè)談判策略，導致企業(yè)在談判中處于不利地位。
為了避免以上問題出現(xiàn)，合同談判階段需要注意以下幾個方面：
1、收集談判對手資料，充分熟悉談判對手情況，做到知己知彼;研究國家相關法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產業(yè)政策、同類產品或服務價格等與談判內容相關的信息，正確制定本企業(yè)談判策略。
2、關注合同核心內容、條款和關鍵細節(jié)，具體包括合同標的的數(shù)量、質量或技術標準，合同價格的確定方式與支付方式，履約期限和方式，違約責任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。
3、對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判，充分發(fā)揮團隊智慧，及時總結談判過程中的得失，研究確定下一步談判策略。
4、必要時可聘請外部專家參與相關工作，并充分了解外部專家的專業(yè)資質、勝任能力和職業(yè)道德情況。
5、加強保密工作，嚴格責任追究制度。
6、對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責任追究的依據(jù)。
(三)合同文本擬定
企業(yè)在合同談判后，根據(jù)協(xié)商談判結果，擬定合同文本。在合同文本擬定階段，主要存在以下問題和風險：
1、選擇不恰當?shù)暮贤问?
2、合同與國家法律法規(guī)、行業(yè)產業(yè)政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標或特定業(yè)務經(jīng)營目標發(fā)生沖突;
3、合同內容和條款不完整、表述不嚴謹準確，或存在重大疏漏和欺詐，導致企業(yè)合法利益受損;
4、有意拆分合同規(guī)避合同管理規(guī)定;5.對于合同文本須報經(jīng)國家有關主管部門審查或備案的，未履行相應程序。
為了避免以上問題出現(xiàn)，企業(yè)在合同擬定階段，應注意以下幾個方面：
1、企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟行為，除即時結清方式外，應當訂立書面合同。
2、嚴格審核合同需求與國家法律法規(guī)、產業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標的關系，保證其協(xié)調一致;考察合同是否以生產經(jīng)營計劃、項目立項書等為依據(jù)，確保完成具體業(yè)務經(jīng)營目標。
3、合同文本一般由業(yè)務承辦部門起草，法律部門審核;重大合同或法律關系復雜的特殊合同應當由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查，并根據(jù)實際情況進行適當修改。各部門應當各司其職，保證合同內容和條款的完整準確。
4、通過統(tǒng)一歸口管理和授權審批制度，嚴格合同管理，防止通過化整為零等方式故意規(guī)避招標的做法和越權行為。
5、由簽約對方起草的合同，企業(yè)應當認真審查，確保合同內容準確反映企業(yè)訴求和談判達成的一致意見，特別留意'其他約定事項'等需要補充填寫的欄目，如不存在其他約定事項時注明'此處空白'或'無其他約定'，防止合同后續(xù)被篡改。
6、合同文本須報經(jīng)國家有關主管部門審查或備案的，應當履行相應程序。
(四)合同審核
合同文本擬定完成后，企業(yè)應進行嚴格的審核。合同審核階段需要避免的法律問題如下：
1、合同審核人員因專業(yè)素質或工作態(tài)度原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當內容和條款。
2、審核人員雖然通過審核發(fā)現(xiàn)問題但未提出恰當?shù)男抻喴庖姟?/p>
3、合同起草人員沒有根據(jù)審核人員的改進意見修改合同，導致合同中的不當內容和條款未被糾正。
為了避免出現(xiàn)以上問題，建議從以下方面做好合同審查工作：
1、審核人員應當對合同文本的合法性、經(jīng)濟性、可行性和嚴密性進行重點審核，關注合同的主體、內容和形式是否合法，合同內容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。
2、建立會審制度，對影響重大或法律關系復雜的合同文本，組織財會部門、內部審計部、法律部、業(yè)務關聯(lián)的相關部門進行審核，內部相關部門應當認真履行職責。3.慎重對待審核意見，認真分析研究，慎重對待，對審核意見準確無誤地加以記錄，必要時對合同條款作出修改并再次提交審核。
(五)合同簽署
企業(yè)經(jīng)審核同意簽訂的合同，應當與對方當事人正式簽署并加蓋企業(yè)合同專用章。在本環(huán)節(jié)中，企業(yè)存在的主要風險是：
1、經(jīng)辦人超越權限簽訂合同;
2、合同印章管理不當，如使用公司某一個部門印章代替合同專用章等;
3、簽署后的合同被篡改，或者合同沒有進行小簽或加蓋騎縫章等;
4、因授權手續(xù)不全導致合同無效等。
為了避免出現(xiàn)以上情況，企業(yè)應該從以下方面做好預防工作：
1、按照規(guī)定的權限和程序與對方當事人簽署合同。正式對外訂立的合同應當由企業(yè)法定代表人或由其授權的代理人簽名或加蓋有關印章。授權簽署合同的，應當簽署授權委托書。
2、嚴格合同專用章保管制度，合同經(jīng)編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。用印后保管人應當立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人濫用。保管人應當記錄合同專用章使用情況以備查，如果發(fā)生合同專用章遺失或被盜現(xiàn)象，應當立即報告公司負責人并采取妥善措施，如向公安機關報案、登報聲明作廢等，以最大限度消除可能帶來的負面影響。
3、采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、裝訂成冊并使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。
4、按照國家有關法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準、登記等手續(xù)之后方可生效的合同，企業(yè)應當及時按規(guī)定辦理相關手續(xù)。
(六)合同履行
合同訂立后，企業(yè)應當與合同對方當事人一起遵循誠實信用原則，根據(jù)合同的性質、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。在合同履行階段，企業(yè)需要注意以下風險：
1、本企業(yè)或合同對方當事人沒有恰當?shù)芈男泻贤屑s定的義務。
2、合同生效后，對合同條款未明確約定的事項沒有及時協(xié)議補充，導致合同無法正常履行。
3、在合同履行過程中，未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導致企業(yè)利益受損情況，或未能采取有效措施。
4、合同糾紛處理不當，導致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗，損害企業(yè)利益、信譽和形象等。
為了避免出現(xiàn)以上風險，企業(yè)可以從以下方面加強管理控制措施：
1、強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，全面適當執(zhí)行本企業(yè)義務，敦促對方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。
2、對合同對方的合同履行情況實施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應當及時提示風險，并立即采取相應措施將合同損失降到最低。
3、根據(jù)需要及時補充、變更甚至解除合同。一是對于合同沒有約定或約定不明確的內容，通過雙方協(xié)商一致對原有合同進行補充;無法達成補充協(xié)議的，按照國家相關法律法規(guī)、合同有關條款或者交易習慣確定;二是，對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調整、市場變化等客觀因素已經(jīng)或可能導致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權限和程序辦理合同變更或解除事宜;三是對方當事人提出中止、轉讓、解除合同的，造成企業(yè)經(jīng)濟損失的，應向對方當事人提出書面索賠。
4、加強合同糾紛管理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應當依據(jù)國家相關法律法規(guī)，在規(guī)定時效內與對方當事人協(xié)商并按規(guī)定權限和程序及時報告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應當簽訂書面協(xié)議;合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內部授權處理合同糾紛，應當簽署授權委托書。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權批準，相關經(jīng)辦人員不得向對方當事人作出實質性答復或承諾。
(七)合同結算
合同結算是合同執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)，既是對合同簽訂的審查，也是對合同執(zhí)行的監(jiān)督，一般由財會部門負責辦理。
在合同結算階段，主要存在的法律風險是：
1、違反合同條款，未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款。
2、疏于管理，未能及時催收到期合同款項。
3、在沒有合同依據(jù)的情況下盲目付款。
為了避免以上風險，可以從以下方面采取管理控制措施：
1、財會部門應當在審核合同條款后辦理結算業(yè)務，按照合同規(guī)定付款，及時催收到期欠款。
2、未按合同條款履約或應簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權拒絕付款，并及時向企業(yè)有關負責人報告。
(八)合同登記
合同登記管理制度體現(xiàn)合同的全過程封閉管理，合同的簽署、履行、結算、補充或變更、解除等都需要進行合同登記。合同登記環(huán)節(jié)的主要風險是：合同檔案不全，合同泄密，合同濫用等。
在合同登記方面，企業(yè)需要做好以下工作：
1、合同管理部門應當加強合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更、終結等情況，合同終結應及時辦理銷號和歸檔手續(xù)，以實行合同的全過程封閉管理。
2、建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號制度，以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。
3、加強合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或商業(yè)秘密。
4、規(guī)范合同管理人員職責，明確合同流轉、借閱和歸還的職責權限和審批程序等有關要求。
(九)合同評審
合同作為企業(yè)承擔獨立民事責任、履行權利義務的重要依據(jù)，是企業(yè)管理活動的重要痕跡，也是企業(yè)風險管理的主要載體，為此，合同管理內部控制指引強調企業(yè)應當建立合同管理的后評估制度。企業(yè)應當建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對分析評估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足，應當及時加以改進。
合同的審查分為內審和外審，內審主要指企業(yè)內部法務部對合同的把控和審查;而外審則是外部的管理機構對企業(yè)合同的審查，目的在于檢查合同的合法性。而企業(yè)合同的管理流程則應該嚴格遵守《企業(yè)內部控制應用指引16號--合同管理》制度，對合同管理的各個流程都盡職完成。以上就是小編為您整理的企業(yè)合同審查與管理流程，希望可以幫到您。更多相關知識您可以咨詢承業(yè)七臺河律師。
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